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摸清采购人需求 对应招标文件逐项响应

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摸清采购人需求 对应招标文件逐项响应

发布日期:2018-03-15 作者: 点击:

如何科学准确编制招投标文件·投标文件

 

  投标文件是表述投标人实力、信誉状况、投标报价及投标人对招标文件响应程度的重要文件,也是评标委员会和招标人评价投标人各项资质的主要依据。投标企业在产品和实力满足招标文件要求的前提下编制出高水平的投标文件,是保证在竞争中获胜的关键,因为投标文件中任何含糊不清的内容或者未予明确的细节,都有可能导致投标失败或后期执行合同意见的不一致。因此,投标文件的编制对于投标人来说是非常重要的。笔者认为,科学准确编制投标文件应从以下三方面做起。

 

 

  准备工作

 

  投标人一旦跟踪投标某一项目,首先应捕捉以下信息,并在其确实无疑时方可放手去购买招标文件。

 

  信息一:该项目的资金来源及可靠性。

 

  信息二:该项目是否有内控标底价,价格是否合理。

 

  信息三:该项目决策授权人及其是否有倾向性意见。

 

  信息四:与采购人单位沟通交流,宣传推介投标品牌并搜集反馈。

 

 

  解析招标文件

 

  潜在投标人在购买招标文件后,必须首先逐项认真阅读并理解招标文件的内容,摸清招标人的采购需求和意图,吃透招标文件的全部内容。

 

  其次,对照自身资质条件,结合招标文件的要求决定是否参加本次项目的投标活动。在此环节,应重点关注以下内容。

 

  1.授权书

 

  该授权书必须是供应商(法人)签字授权对该项目的委托,并应明确对所供货物的质量负全责。

 

  2.付款方式

 

  付款条款是合同生效的基础,特别是政府采购首付款较低甚至出现零付款,不要再心存侥幸去随意改动付款方式,以免导致投标失败。

 

  3.选型配置

 

  投标人所供应的货物必须满足招标文件的实质性要求,应充分考虑价格在各项评标因素中所占的比重,配置过低可能导致落标,而过高所加的分又往往比不上由此提高价格而失去的分。实际上,政府采购的基本原则是在满足招标文件要求前提下的最低价成交。因此投标产品应满足招标文件的要求,且以配置适中为宜。

 

  4.优惠条款

 

  所提供的优惠条款都应落到实处,而不是虚晃的内容。免费质保年限及后期维保费用的价格问题,也将直接影响到该项的得分情况。

 

  5.售后服务

 

  该项内容体现供应方的信誉,关乎用户方后期使用的质量,应有具体的保证措施和实实在在的优惠条款。

 

  6.施工方案和施工工期

 

  如果是工程类项目,还应考虑施工方案、施工工期。施工方案应针对本项目来制定,而不应以统一的标准模板格式来应付,这也是投标人务实精神的体现。另外,施工工期必须满足招标文件的要求,不可含糊。

 

  如电梯设备采购项目,目前政府的保障房、经济适用房常用的2米/秒及以下速度电梯的技术是成熟的,其备品备件的质量也是可靠的,故施工方案及售后服务条款往往成为能否中标的关键因素。

 

  7.同类产品合同复印件

 

  一般要求投标人提供所供货物同类产品的单项合同(为防止虚假合同,应附该项目质检部门的验收报告),这样可使采购人对本采购项目所选用的产品更为放心。

 

  8.资信证件

 

  必须提供近三个月的银行资信证明及省级工商局核发的重信誉守合同证书。

 

  9.产品制造、安装质量及环境、职业健康体系证书

 

  质量ISO9001、环境ISO14001和职业健康OHSAS18001体系的建立,是企业对产品质量、对社会、对员工负责的承诺。

 

  产品制造、安装质量以及环境、职业健康体系方面的证书,只能说明体系已建立,因此还必须提供体系运行的相关证明材料。

 

  10.所供产品型式试验证书

 

  投标人必须提供所供产品的型式试验证书,以保证产品的合法性、可靠性、安全性。

 

  11.技术培训

 

  用户一般希望由厂方提供原汁原味的正规培训,不愿意由当地服务部在现场进行火速培训。当然,还有培训中各项费用的承诺,也很重要。

 

  12.咨询和澄清

 

  对于招标文件中的疑点或模糊之处,投标人应在招标文件发售后的答疑阶段及时进行咨询和澄清,以免使理解不准确的信息误导投标人后期的投标工作,或是给投标人带来失误,甚至造成潜在的经济损失。

 

 

  编制投标文件

 

  在解读招标文件并深入考量和预估后,认为具有60%左右成功把握的情况下,才有价值跟进投标,并着手编制投标文件。编制投标文件时,应把握以下问题。

 

  1.投标文件内容

 

  投标文件内容一般包括投标函、投标一览表、技术性能参数、商务和技术参数偏差表、投标保证金以及相关资质证明等。

 

  2.编制要求

 

  投标文件应严格按照国家相关法律法规和招标文件要求编制,并对招标文件提出的实质性要求和条件作出逐条响应,对号入座,切不可套用标准范本答非所问,更不要画蛇添足。具体编制要求如下。

 

  (1)按招标文件要求,逐条对应答复并作必要解释,公司介绍不必太多,相关的资格证书、型式试验报告、同类别销售合同等内容才是最有说服力的回答。

 

  (2)开标一览表是开标现场宣读的重要文件,也是评标的主要依据。开标一览表如修改或补充后可同投标文件一起投标,但所盖公章必须同投标文件所盖公章一致。

 

  (3)响应表中各条款的响应状况,应明确表述,不可含糊,并应同标书中配置表的内容一致,这也是审查的重点。

 

  (4)施工方案是指导本项目施工生产的计划书。编制原则是:针对投标项目突出要点、简明扼要、因地制宜、结合实际、协调恰当。施工方案必须考虑工程的自身特点,位置、环境,着重处理该工程的矛盾点和难点问题,并应备有应急预案。目前,投标人普遍采用本企业通用范本编制投标文件,由于采用的版式较乱又一成不变,而投标的工程普遍存在具体性、特殊性及个性化的特点,所以在编制施工方案时,既要考虑范本的通用性,又要考虑项目的特殊性、可操作性。

 

  (5)售后服务的保障措施及优惠条款,都是评标中加分的主要依据。对于技术培训,用户一般希望由厂方提供原汁原味的正规培训。当然,还有培训中各项费用的承诺,此项得分差距较大。

 

  (6)付款方式原则上应符合招标文件规定的方式,切不可含糊或变更,否则投标人的投标将被否决。

 

  (7)价格是能否中标的关键因素,应根据招标文件告知的评标方法或本项目中价格所占分值权重来决定,也可以采取总价下设分项价、多方案不同价格或建议性报价等方式。

 

  确定合理的投标价格,应根据项目性质、市场行情和自身产品成本等因素来综合分析并做决策。

 

  (8)技术配置很重要,配置过高所带来的技术加分,可能还不能抵消加价的失分;配置过低又可能失去竟争优势。因此,应考虑技术配置所占分值权重来平衡决策产品配置。

 

  (9)必须提供近三个月的银行资信证明及省级工商局核发的重信誉守合同证书(注意证件有效期)。

 

  (10)投标文件扉页的总目录标识及页码的准确性很重要,否则影响评标人的评标速度和情绪。

 

  如果投标文件满足上述所有条款,应该算是交上了一份合格的答卷。投标文件只有符合招标文件的基本要求,再具有优质、优化、经济、实惠、可行的内容,才可能具备参加竟标的实力。

 

 

  一位成熟的投标人应具备高尚的职业道德,并熟悉国家关于招标投标方面的法律法规和投标产品的技术标准、价格、服务、信誉。当然,对供货的制造商及产品也应熟悉和了解。投标人应知道所投的货物就是公司品牌的信誉,也是公司发展的生命线,要眼光放长远,而不是将某一项目当成一锤子买卖。因此编制招标文件时,本着诚信务实的心态,才能在政府采购市场赢得信誉及认可。


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