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王军律师:如何编一本好标书来“征服”评委?

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王军律师:如何编一本好标书来“征服”评委?

发布日期:2018-01-21 作者: 点击:

政府采购评审专家,北京宪临律师事务所主任、律师 王军


  供应商如何编制一份好的标书来“征服”评委?政府采购评审专家、北京宪临律师事务所主任王军律师创的“评审表响应法”,对投标文件编制中的关键内容进行了精当总结。具体为:把招标文件中的评审表作为组织整个标书材料的纲领,按照评审表对各项得分所设置的权重比例来组织响应材料、按照得分点对每一项招标要求做出充分的实质响应,并把响应要素简明、有序地汇集在《响应要素一览表》里,以此来征服评委,提高投标命中率。

  很多有实力供应商“败在标书上”

  随着政府采购覆盖范围越来越广,政府采购市场的规模也越来越大。任何品牌的供应商如果想在同行业中成为佼佼者,都不应对这块大蛋糕等闲视之。但另一方面,虽然政府采购这块大蛋糕异常诱人,但政府采购严格的采购流程和激烈竞争,也让很多供应商在政采市场上难以如愿。

  每个政府采购项目只有一个赢家,市场竞争就是这么无情。作为政府采购的评审专家,笔者在评审中无数次看到很多有实力的供应商因为其标书制作的经验不足而败下阵来,为投标而付出的心血也付之东流。

  每当看到这种情景,笔者都为这些供应商感到惋惜。如何制作好标书、提高投标的中标率,就成为参与政府采购活动的供应商普遍关注的重要问题。事实上,标书的编制并非那么困难,如果能够把握一些制作标书的“窍门”,很多有实力的供应商就可以成为竞标的赢家。

  在给某企业培训会做讲座时,一位供应商代表感慨地向笔者提问:“应该如何做一份好的标书来征服评委?”虽然这个问题显得过于庞大,但却是抓住根本要害的好问题。

  供应商台前幕后的一切努力,最终只能通过标书传达给评委,而评委要靠自己的判断打出分数。因此,“标书”、“征服评委”就成为整个投标工作不折不扣的关键词。如何以标书征服评委是涉及方方面面的大问题,当然不可能简单几句话予以概括。但结合多年的评标经验,笔者认为其中仍有“秘诀”可循。

  评审表响应法:编好标书的“诀窍”

  在多年评标的经验基础上,笔者总结出一套以标书征服评委的投标方法——“以评审表为核心的标书响应法”,简称“评审表响应法”,以协助供应商提高中标率。

  评审表是招标文件中的重要构成部分, 通常分为《商务评审表》和《技术评审表》,是具体反映、落实评审标准的关键文件。其重要性在于《评审表》把抽象的、原则化的评审标准具体落实为“评审对象”(或称评审要素、评审项目)、“权重”、“评分范围”“得分条件”等具体的项目,使评审成为可比较的、可操作的量化过程。招标文件的所有要求,除资格性和符合性审查这两项前提审查之外,最终都要通过评审表来具体体现。因此,评审表是整个招标文件中的灵魂之所在,供应商要想成功中标,尽力吃透《评审表》就成为中标的不二法门。

  所谓“评审表响应法”,就是把招标文件中的评审表(含评分细则)作为组织整个标书材料的纲领,按照评审表对各项得分所设置的权重比例来组织响应材料、按照得分点对每一项招标要求做出充分的实质响应,并把响应要素简明、有序地汇集在一起,以此来征服评委的投标工作方法。为了更好地帮助供应商理解、运用这套投标工作方法,笔者与各位读者分享以下几个要点。

  1.响应评审表是投标工作总原则

  “评审表响应法”最终体现在标书文本的制作上,但是,“评审表响应法”又不仅仅是标书文本的制作技巧,而是一套有效投标的思维机制、工作准则、组织纲要和实施要领,是投标工作的总原则。如果仅仅将“评审表响应法”看作是标书制作的文本技巧,那就等于将是否中标的大事推到了秘书或文案人员的身上,其结果就可想而知了。相反,只有领悟到这是投标工作的总原则,并以此来组织整个投标工作,才能做到投标工作组织上下一心、投标文件编制前后贯通,最终提高中标率。

  2.按评分权重编制“瘦身”标书

  运用“评审表响应法”的要领,首先要避免材料堆砌,而以评审表所确定的评分权重比例取舍和组织材料。很多人以为材料越多越好,其实恰恰相反,评审专家只关心评分所涉及的材料,其他与此无关的材料根本没有意义,反倒会成为累赘。因此,无关材料一定要去掉,分值低的材料要简明扼要,要为标书“瘦身”。评标专家最头痛的就是大而无当的虚胖标书。

  3.针对客观分 应精心制作《响应要素一览表》

  要区分客观分和主观分,并按照不同原则加以处理。

  对于客观分,其处理原则有两条:一是得分的客观要素要全,千万不能有遗漏;二是要把所有与得分相关的客观要素摘要出来,按照评审(商务和技术)表的评分顺序排列成表格,方便评委读取。对于第一项原则,多数供应商基本都能做到。但对第二项原则,却甚少有供应商能够做好。常见的错误是让得分要素分散并淹没在众多的资料中,以为只要提供了响应资料、做出了实质响应就万事大吉。这样做的不利结果是评委在查找中很可能遗漏某项得分要素的指标而导致失分,或者评委在找不到某要素时可能仅凭印象而给出“印象分”,使原本应得的高分被埋没。要知道通常评委对每份标书的阅读时间都极为有限,因此上述情况理论上虽然不应发生,但在实践中却很可能发生甚至是常常发生。因此,第二项原则极为重要。笔者的建议是,单独制作一份《响应要素一览表》,把一切得分要素清晰地放在评委眼皮子底下,不但可以避免被评委“漏分”的不利结果,而且可以给评委留下“精细”、 “专业”的好印象,为赢得更高主观分奠定基础。

  《响应要素一览表》的具体制作方法,可参照《商务评审表》和《技术评审表》的格式和内容来制作。对于通常位于左侧的序号和评审内容,可以直接套用评审表。这样一来,响应表和评审表的序号和评审-响应内容就可以做到一一对应,极大地方便评审。需要注意的是,响应表一定要遵循评审表对各项评审内容所设定的次序,即使在某项评审内容要素比较多的情况下,也要保持评审表所设定的次序,以免产生混乱。遇到某项评审内容的要素较多的情况,有两种处理办法:一是在该项内容不超过5~8行显示响应要素的,可以用在该项内容中再细分条目的方法处理;如果响应要素需要过多的分行才足以显示,则可采用另行列表的办法处理。但该项内容在总的响应表中的序号应保持不变,并在该条目下注明“响应内容详见第x页”。

  4. 赢得主观分 应遵循“精心响应、要素分解和亮点概要”三原则

  主观性比较大的评审部分通常在于技术方案和服务部分。这部分的处理原则有三:精心响应、要素分解和亮点概要。精心响应是要针对项目的特点提出精心准备的响应方案。实践中常见的错误是自说自话,按照自己的体系介绍自己的优点,缺少针对项目特点的响应方案。更离谱的是图省事而复制千篇一律的溢美套话。这样的投标方案很难得到专家的认可。相反,要下功夫分析项目特点和需求要点,并对此一一做出响应。切不可一套模板打天下,个个项目老一套。要素分解是尽可能把一项评分要素的笼统要求分解成清晰的几项响应要素,以比较均衡的结构一一呈现,有力体现自身的优势。这样做可以避免以偏概全。做要素分解是一项要求很高、难度也很大的工作。其难度在于不同流派的专家的关注点可能有差异,如果供应商所分解的要素有偏差,就会极大地影响到供应商优势的展现。所以,在做要素分解时,要考虑普遍的可接受度,而不能剑走偏锋。亮点概要就是在整个方案中提炼出几个突出的亮点,清晰地展示给评委,突出并加强自身方案的优点。

  必要时用询问、质疑“倒逼”出评审表内容

  运用“评审表响应法”的重要前提和基础是招标文件的评审表详细反映了招标的具体要求。如果实践中出现缺少评分细则的招标文件,“评审表响应法”的运用效果就会大打折扣。遇到这种情况,有两种可行的处理方法:一是缺少评分细则之处仅限于极个别部分,而且并不严重时,供应商可以在规定期限内要求招标采购单位“答疑”,通过“答疑”搞清楚这部分的评审细则。虽然这种方法并不总是能达到目的,但可以促使采购人(或代理机构)加以改进。如果缺少具体评审标准的情况比较严重,供应商可以直接对招标文件本身提出质疑,要求给出详细的评分细则。根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第十八条第8款的规定,招标文件应当包括“评标方法、评标标准和废标条款”。而所谓“评标标准”应该是能够对标书进行具体评价的可操作性的标准,最后应当落实在具体的得分细则上。所以,缺少评分细则和标准的招标文件是不适当的,供应商可以通过质疑的方法使监管部门责成招标采购单位加以改进。这是法律赋予供应商的一项重要权利,如果供应商对缺少详细评标标准的招标文件怠于行使这项权利,那无疑就助长了这种不负责任的招标采购行为,于公于私都非常不利。

  樱桃好吃树难栽,要想享用政府采购这块蛋糕,就需要下功夫组织好投标工作,用好的标书来征服评审专家。“评审表响应法”就是笔者帮助供应商实现这一目的而总结出的有效投标工作方法,希望能助供应商成为政府采购的赢家。


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